Event Hostess vs. Event Coordinator: Qual è la differenza?

Quando si organizza un evento, che si tratti di una conferenza aziendale, di un lancio di prodotto, di un matrimonio o di una fiera, ci sono molti ruoli coinvolti per garantire che tutto si svolga senza intoppi. Due ruoli spesso menzionati nel settore degli eventi sono event hostess e event coordinator. Sebbene possano sembrare simili a chi non è del settore, queste posizioni hanno responsabilità, competenze e obiettivi molto diversi. Capire la differenza tra un event hostess e un event coordinator può aiutare gli organizzatori, le aziende e i partecipanti a sapere a chi rivolgersi per esigenze specifiche.

Cos’è un Event Hostess?

Un event hostess è principalmente il volto di un evento, spesso impegnata in un ruolo a contatto con il pubblico che si concentra sull’interazione con gli ospiti e sull’ospitalità. L’hostess viene solitamente assunta per accogliere gli ospiti, fornire informazioni, assistere nelle registrazioni e garantire che i partecipanti si sentano a loro agio e assistiti durante l’evento.

Principali responsabilità di un Event Hostess:

• Accogliere e salutare gli ospiti: Fare una buona prima impressione accogliendo calorosamente i partecipanti all’arrivo.

• Fornire informazioni: Rispondere a domande generali riguardanti il programma dell’evento, la posizione delle sessioni, dei servizi igienici o delle aree ristoro.

• Assistere con la registrazione: Controllare gli ospiti, distribuire badge, programmi o materiale promozionale.

• Guidare gli ospiti: Aiutare i partecipanti a trovare i loro posti o indirizzarli verso aree specifiche come stand espositivi, lounge o aree ristoro.

• Rappresentare il brand: Spesso le hostess indossano uniformi brandizzate e agiscono come ambasciatrici dell’azienda o dell’evento.

• Garantire il comfort degli ospiti: Assistere chi ha esigenze particolari, gestire il flusso della folla o facilitare un’esperienza piacevole per gli ospiti.

Competenze richieste per un Event Hostess:

• Ottime capacità interpersonali e di comunicazione.

• Aspetto professionale e curato.

• Capacità di mantenere la calma sotto pressione e di rimanere cordiale.

• Conoscenza base dell’evento e della sede.

• La conoscenza di più lingue è un vantaggio, soprattutto in eventi internazionali.

Contesti tipici per un Event Hostess:

• Fiere ed esposizioni.

• Eventi aziendali e conferenze.

• Lancio di prodotti.

• Feste private e gala.

• Desk di ospitalità o lounge VIP.

Cos’è un Event Coordinator?

Un event coordinator, invece, è profondamente coinvolto nella pianificazione, organizzazione e realizzazione dell’evento dietro le quinte. Il suo ruolo è manageriale e operativo, supervisa tutti gli aspetti dell’evento per garantirne il successo e il buon svolgimento dall’inizio alla fine.

Principali responsabilità di un Event Coordinator:

• Pianificazione e logistica: Programmare il calendario dell’evento, prenotare location, organizzare il catering e i trasporti.

• Gestione fornitori: Coordinarsi con fornitori come catering, addetti alla decorazione, tecnici audio-video e aziende di noleggio.

• Gestione del budget: Monitorare le spese e garantire che l’evento rimanga entro il budget previsto.

• Coordinamento del team: Gestire il personale dell’evento, incluse hostess, sicurezza e volontari.

• Risoluzione dei problemi: Gestire eventuali imprevisti durante l’evento, dai problemi tecnici alle richieste degli ospiti.

• Conformità e permessi: Assicurarsi che tutti i permessi legali e le normative di sicurezza siano rispettati.

• Attività post-evento: Organizzare la pulizia, raccogliere feedback e redigere rapporti sul successo dell’evento.

Competenze richieste per un Event Coordinator:

• Eccellenti capacità organizzative e di multitasking.

• Forte leadership e capacità comunicative.

• Attenzione ai dettagli e attitudine alla risoluzione dei problemi.

• Capacità di gestire budget e negoziare.

• Capacità di lavorare sotto pressione rispettando scadenze.

• Esperienza con strumenti di project management e software dedicati.

Contesti tipici per un Event Coordinator:

• Eventi aziendali e conferenze.

• Matrimoni e feste private.

• Raccolte fondi e gala di beneficenza.

• Festival e grandi eventi pubblici.

• Fiere commerciali e lanci di prodotto.

Principali differenze tra Event Hostess e Event Coordinator

AspettoEvent HostessEvent CoordinatorFocus del ruoloInterazione con gli ospiti e ospitalitàPianificazione e gestione dell’eventoCompiti principaliAccogliere gli ospiti, fornire informazioni, assistenzaOrganizzare logistica, coordinare fornitori e personaleDecisioniLimitate, segue le istruzioniAlto livello, responsabile di decisioni e problem-solvingVisibilitàIn prima linea, visibile ai partecipantiDietro le quinte, meno visibileCompetenzeComunicazione, presenzaOrganizzazione, leadership, gestione del budgetResponsabilitàGarantire comfort ed esperienza degli ospitiGarantire successo e buon svolgimento dell’eventoDurata del ruoloPrincipalmente durante i giorni dell’eventoCoinvolto dalla pianificazione fino al post-evento

Come si completano a vicenda

Nonostante le differenze, event hostess e event coordinator lavorano a stretto contatto. L’event coordinator pianifica e gestisce l’intero evento, mentre le hostess forniscono il tocco umano, interagendo con gli ospiti e migliorandone l’esperienza. Senza la pianificazione precisa del coordinator, le hostess potrebbero non avere una struttura efficace; senza le hostess, gli ospiti potrebbero sentirsi trascurati o disorientati.

Quando assumere un Event Hostess o un Event Coordinator

• Assumi un Event Hostess se:

  • Hai bisogno di personale professionale e cordiale per accogliere e assistere gli ospiti.

  • L’evento richiede registrazione o servizi di ospitalità.

  • Vuoi migliorare la presenza del brand con rappresentanti simpatici e preparati.

• Assumi un Event Coordinator se:

  • Hai bisogno di qualcuno che gestisca la pianificazione e l’esecuzione completa dell’evento.

  • L’evento comporta più fornitori, logistica complessa o un programma serrato.

  • Vuoi un unico punto di riferimento responsabile del successo dell’evento.

Conclusione

In sintesi, un event hostess e un event coordinator svolgono ruoli distinti ma ugualmente importanti per il successo di un evento. L’hostess è il volto accogliente che assicura agli ospiti un’esperienza piacevole e informativa, mentre il coordinator è il responsabile che orchestra tutti gli elementi dell’evento dietro le quinte. Conoscere la differenza tra questi due ruoli aiuta a distribuire le responsabilità in modo efficace e a offrire esperienze evento impeccabili.